Inbox Zero - ноль писем в папке Входящие

Если посмотреть на усредненный рабочий почтовый ящик, то зачастую картина складывается довольно нерадостная. Помимо собственно новых (еще не прочитанных) писем, там мы можем обнаружить множество (нередко счет идет на тысячи) других. Причины, по которым эти письма "болтаются" во входящих могут быть совершенно разными:
  • Письма - задачи, по которым что-то нужно сделать
  • Письма - напоминания о том, что кто-то что-то должен сделать для нас
  • Письма - информация из которых может нам пригодиться
  • Письма, по которым мы еще не приняли решения.
  • Откровенно ненужные письма 
Именно этот разнобой задач определяет распространенный неэффективный формат работы с почтой - постоянное прокручивание списка писем вверх и вниз в попытке найти нечто самое важное, чем нужно заняться. Стресс, что это самое важное может затеряться, сметенное потоком новых писем за пределы экрана. Трата времени на перечитывание одних и тех же писем. Размывание фокуса и внимания.
Самое, пожалуй, страшное в этой ситуации - что такое сидение перед открытым почтовым приложением, может восприниматься как продуктивная работа - хотя на самом деле таковой оно может быть в редких случаях когда например вы регулярно получаете заявки от клиентов по электронной почте.
Идея технологии Zero Inbox может быть сформулирована примерно так: "Обработка каждого входящего письма за один раз". Если вы получаете более сотни писем в день (нормальная ситуация для руководителя среднего уровня) - этот подход может экономить часы вашего времени.
Итак мы организовываем работу с электронной почтой - основной критерий успеха заключается здесь в укоренении новых привычек (что на самом деле не так просто) процессного подхода к работе с почтой.
Боромир предупреждает (но все же надеется)
Первый процесс - разбор входящих сообщений. Если у вас нет сообщений, на которые нужна быстрая реакция (прием заявок по почте) - отключите оповещения о новой почте и разбирайте входящие несколько раз в день по вашему графику. В идеале сокращайте число подходов - начинайте с 3-4 раз в день и доведите до 2-1. По возможности, договоритесь с коллегами использовать другие каналы связи для "горящих" тем: подойдут телефон, корпоративный чат, смс. Не проверяйте почту на пике вашей работоспособности (для меня например - это утренние часы) - потратьте это время на что-нибудь действительно важное (например, ваш большой проект).
Итак у вас есть открытая папка входящих сообщений и некоторое количество непрочитанной почты в ней. Важный момент - идем строго по очереди, по возможности не выбирая письма по заголовкам и адресатам, это позволяет набрать хорошую скорость обработки.
Прочитав письмо, необходимо принять решение о его дальнейшей судьбе. Возможны четыре основных сценария.
Удаление - не зря я ставлю этот пункт первым. Правило Парето, примененное к нашей ситуации, предполагает что лишь в 20% писем содержится 80% информации, которая может быть нам важна. На практике - этот коэффициент может быть еще ниже. Будьте беспощадны к письмам - поглотителям вашего времени. Отпишитесь от всех рассылок, которые для вас не критичны. Создайте фильтры, автоматически перемещающие новые письма с массовыми рассылками и прочими неважными вещами в предназначенные им папки и читайте их разом время от времени. Поговорите с вашими подчиненными и ближайшими коллегами, что бы по возможности вас меньше ставили "в копию". И удаляйте. Сначала идея удаления писем может вам показаться не очень подходящей. Дайте ей пять минут. Удаленное письмо не будет вас отвлекать, когда вы ищете что-то действительно важное. Не будет занимать место и тратить ресурсы компьютера. Наконец, можно настроить корзину для удаленных писем так, что бы письмо лежало там какое-то время, давая вам шанс передумать. Уверяю, таких моментов будет не очень много.
Делегирование - вариант подходящий не всем, но если такая возможность есть, пользуйтесь ей обязательно. Важный момент - обязательно заведите папку для писем "На контроль" и перекладывайте в нее все письма, которые вы превратили в поручения. Во многих почтовых программах есть возможность создать календарное событие на основе письма - используйте ее для создания напоминаний о получении результата вовремя.
Архивирование - следующий сценарий, предусматривает перемещение письма в папку отличной от Входящие, если в письме содержится информация, которая может нам пригодиться в дальнейшем. Постарайтесь не создавать слишком много архивных папок и не слишком "развесистую" структуру вложенных папок.Что бы не затягивать процесс разбора входящих, удобна компактная структура архивных папок, которую можно окинуть одним взглядом. Обязательно заведите папку "Прочее" и складывайте туда основной массив архивной почты. Используйте функцию поиска для работы с таким архивом - почти во всех современных почтовых системах поиск реализован достаточно хорошо.
Выполнение - сценарий, где вы непосредственно выполняете чью-то просьбу из пришедшего письма. Для начала простое правило из GTD - если выполнение займет не двух минут - сделайте это сразу, так вы сэкономите свои ресурсы, которые могут быть потрачены на организацию выполнения этой небольшой задачи. Хорошим примером тут могут быть простые согласования и небольшие (либо стандартные) вопросы. Если задача более масштабна, имеет смысл отложить ее выполнение (хотя бы) до конца разбора почты. В конце концов, может выясниться, что задача из следующего письма более важна. Для этого переносим письмо в папку "Выполнение", где хранятся все письма, требующие от нас продолжительных действий. Если у задачи есть определенный срок - создайте себе напоминание в календаре. Если задача действительно большая - зарезервируйте в этом же календаре время на ее выполнение.
Таким образом необходимо обработать каждое новое письмо. Важно не поддаваться соблазну оставить решение судьбы письма "на потом" и оставить его болтаться во Входящих. Со временем вы не будете тратить на классификацию письма более 10-15 секунд. Результатом разбора входящей почты должна быть пустая папка Входящие. Ура!
Для собственно работы у нас остались папки "Выполнение" и "На контроль", являющиеся основами для двух оставшихся процессов работы с вашей почтой.
Папку "На контроль" необходимо просматривать не реже раза в неделю. Очень велик соблазн отложить эту задачу "на потом" - поэтому придайте этому процессу силу ритуала. Назначьте конкретное время и очень старайтесь его не пропускать. Удаляйте (или архивируйте) выполненные задачи. Организуйте напоминания по оставшимся.
Папка "Выполение" - может и не опустеть, хотя очень старайтесь достичь этого хотя бы раз в неделю. Переносите крупные задачи в системы управления задачами
(например Trello), где вы работаете со общим списком ваших задач.
Закройте почтовую программу, и убедитесь, что мир (и ваши достижения) находятся вне вашей почты.