Перетаскиваем картинку в письмо Gmail (два способа)

Решил попробовать новый минималистический формат.

За фоточку спасибо https://flic.kr/p/9Afph7

Сохраняем вложения в Google Диск простой пересылкой письма

Пользователям Gmail повезло во многих отношениях. Например, им не нужно дополнительных усилий, чтобы сохранить присланный файл-вложение в своем Google Диске. Пользователям остальных почтовых систем (особенно корпоративных, которые мы особо не выбираем) - к сожалению, повезло меньше.

Предупреждение: ваш работодатель может иметь свое мнение относительно возможности размещения рабочих файлов в облачных сервисах. Проконсультируйтесь со своим руководителем в случае сомнений.

Для начала, приведу несколько вариантов, почему пересылка файлов из почты в Google Диск может оказаться полезной:

Поработать из дома.

Как правило, хоть какой-нибудь компьютер дома все равно есть. И не всегда есть возможность носить с собой рабочий ноутбук. Загруженный в Google Диск файл - доступен вам с любого компьютера, имеющего доступ в интернет.

Переслать файл на планшет

Благодаря приложениям Google Диск для планшетов, можно читать файлы в дороге со своего планшета, что гораздо удобнее, чем с ноутбука. Если не забудете выставить оффлайн флажок - можно читать даже в самолете.

Цифровой архив

Часто сканеры документов могут прислать вам файл изображения на почтовый адрес. Можно переслать такой скан документа в свой Google Диск, что бы он всегда был под рукой. Мой цифровой архив всегда выручает меня, когда мне оперативно нужна, например, копия моего паспорта.

Автоматическое сохранение файлов-вложений 

Самый удобный способ настроить автоматическое сохранение полученных файлов на Google Диск - использовать сервис облачной автоматизации Zapier. Сервис во многом похож на уже расхваленный мной IFTTT, но с большим акцентом на бизнес приложения. Начальный уровень использования Zapier - бесплатен. Главное - уложиться в порог бесплатного количества срабатывания настроенных правил.

Приведенное ниже правило Zapier уже предварительно настроено. Если необходимо, для активации правила потребуется зарегистрироваться в сервисе и настроить доступ к своему Google Диску. Бонусом для новых пользователей достанутся 100 дополнительных бесплатных срабатываний в месяц.

В результате активации правила, вы получите уникальный почтовый адрес в системе Zapier, на который вы сможете пересылать письма с вложениями. Не забудьте добавить его в свою адресную книгу.

Кнопка Copy to clipboard скопирует ваш адрес в буфер обмена

Таким образом, небольшие инвестиции вашего времени в знакомство и настройку Zapier, принесут вам ощутимую экономию времени на рутинной операции по загрузке файлов вручную.

Долгожданное обновление IFTTT для Android

Уже почти неделю пользуюсь IFTTT (мой небольшой обзор IFTTT тут) на своем Google Nexus 5. Обновление поначалу было сыровато, но уже сейчас пользоваться вполне можно. По природе своей смартфоны на Android более открыты для приложений, поэтому IFTTT на них может выполнять недоступные обладателям iPhone функции: отправлять СМС, включать и выключать звук, видеть список звонков и многие другие полезные вещи.
Пользуясь обновлением, переделал рецепт получения оповещений о важных письмах на встроенные оповещения Android. На первый взгляд работает немного быстрее, и, главное, - нет ограничения на количество SMS, которое, прямо скажем, не радовало.

Zero Inbox: как перестать беспокоиться о забытых письмах

Очень приятно получать обратную связь от своих читателей. Спасибо тем, кто откликнулся на статьи, опубликованные в этом блоге, спасибо за вопросы и критику. Также спасибо за лайки, ретвиты и прочее продвижение моих материалов в социальных сетях. Это очень вдохновляет.
Сегодня, я хочу поговорить о парадоксе методики Zero Inbox, замеченным многими читателями. Они вполне справедливо указывают, что пустые входящие могут создать иллюзию решения всех проблем с почтой. Поскольку письма-задачи убраны в отдельную папку “Выполнение” - они не попадают на глаза и в таком случае, о них легко забыть.
Эти опасения легко понять, потому что они довольно логичны. Я и сам время от времени кладу кроссовки на порог вечером, чтобы утром гарантированно выйти на пробежку. Но всегда ли мы выполняем напоминания, которые попадаются нам на глаза?

Трудно пройти мимо

Кто не видел обклеенных стикерами с напоминаниями мониторов? Кто не игнорировал капающий кран? Кто не вздыхал - “Надо бы помыть машину”, при виде своего железного друга? Наконец, кто не держал месяцами во Входящих писем с красными флажками?
Наше сознание умеет удивительным образом находить способы игнорировать даже самые сильные внешние сигналы. Каждый раз, когда наш взгляд падает на бахрому стикеров на мониторе или на сломанный кран - у нас неизбежно портиться настроение, накапливается стресс и разочарование, но мы по прежнему ничего не делаем.
Почему же одни визуальные сигналы (кроссовки на коврике) работают, а другие (грязная машина) работают гораздо хуже?
Основной критерий успеха срабатывания напоминаний - иметь четкий план выполнения, с хорошо очерченными временными рамками. Как только я вижу кроссовки на полу у двери - я собираюсь и выхожу на утреннюю пробежку. Это работает, поскольку я уже пообещал себе потратить час утром на то, что бы пробежаться. Мне нужен лишь небольшой толчок для запуска отработанного набора действий.
"Я сделаю эту задачу, когда у меня будет для этого время" - стикер с таким напоминанием способен висеть на вашем мониторе вечно, поскольку нет четкого критерия, когда именно придет такое время.
Ощущение, что вы можете заняться напоминанием в любой момент - одновременно и успокаивает (дело будет сделано), и удерживает от выполнения (нет никакой необходимости заняться этим прямо сейчас), и является источником стресса (опять ничего не сделал).
Вернемся к папке для писем-задач из методики Zero Inbox. Критерий успеха обработки этой папки - создать себе четкий временной критерий запуска процесса обработки.
Например в таком виде: каждый день, я трачу до двух часов после обеда (как правило не очень продуктивное время) на работу с письмами-задачами. Следуя этому правилу (на первых порах можно настроить ежедневное напоминание), вы получаете несколько преимуществ перед традиционной (вспоминаю о том, что вижу) моделью:

• Четкое обозначение времени выполнения - теперь вы точно знаете, когда работать с этими письмами.
• Меньше отвлечений - вы работаете только с письмами, которые сами себе назначили на выполнение. Остальное ждет своей очереди в других папках.
• Меньше шансов потерять важное письмо - все письма с задачами в находятся одной папке.
• Ощущение завершенности - пустая папка "Выполнение" означает, что все задачи из почты выполнены и придает вам уверенности в себе.

Таким образом контр-интуитивная методика (скрывать письма в определенную папку) на самом деле помогает нам выполнять больше, и при этом испытывать меньше стресса.

Несколько советов для обработки ваших задач из писем

1. Старайтесь не оставлять в папке "Выполнение" масштабных задач, требующих много времени, координации действий нескольких человек. Такие задачи можно пересылать в вашу систему управления задачами (например Trello). Таким образом в этой папке остаются однотипные задачи, требующие на выполнение от пяти минут до часа.
2. Важно стремиться сводить количество писем в папке "Выполнение" к нулю. Так вы предотвратите “зависание” задач в списке. Отлично подходит пятница - день, который логично тратить на разбирание завалов - как бумажных, так и цифровых.
3. Научитесь отказывать. Отказать кому-то в просьбе - требует усилий. Гораздо проще пометить письмо флажком или переместить его в папку "Выполнение" и смотреть, как эта задача со временем теряет актуальность и провоцирует ваше чувство вины. Скажите твердое нет - большинство людей гораздо легче переносят отказ, чем игнорирование.
4. Если письмо требует ответа в определенное время - создайте календарное событие на его основе, что бы не пропустить время ответа. Дайте себе немного времени на реакцию - пусть напоминание будет на несколько часов или даже на день раньше.

Работа с задачами из писем - важная часть методики Zero Inbox. Она действительно может вам помочь наладить работу с электронной почтой, даже если она кажется не очень логичной на первый взгляд. Вы можете ознакомиться с другими материалами по Zero Inbox в моем блоге по соответствующей метке: Zero Inbox.
Продуктивной вам работы!

Как создать карточку Trello на основе письма

Важный момент при обработке электронной почты - удерживать фокус на самом процессе. В такие моменты работа происходит в состоянии потока - легко и быстро. Это помогает вам не тратить больше времени, чем необходимо, и является важной частью методики пустых входящих Inbox Zero. К сожалению, фокус - вещь хрупкая, и даже небольшое отвлечение вашего внимания может сбить настрой.
Предположим, вы решили создать карточку задачу Trello на основе полученного письма. Для этого вам нужно открыть нужную доску Trello и скопировать всю важную информацию поле за полем. Такое переключение между вкладками и программами, может оказаться губительным для вашей концентрации и замедлить проверку почты.
К счастью, есть возможность создавать карточки в Trello, просто пересылая письма на особый адрес электронной почты, не покидая окна почтовой программы.

Раздел меню доски Trello для настройки почтового адреса

В меню доски откройте раздел Email-to-board settings. Выберите список вашей доски, в который система будет заводить карточки (меню List), автоматически сгенерированные из ваших писем. Вы так же можете выбрать место новой карточки (меню Position) - вверху или внизу списка.

Свойства новых карточек, созданных из писем

Скопируйте специальный адрес электронной почты, и добавьте его в контакты вашей почтовой системы. Теперь, когда вам понадобиться создать карточку на основе письма - просто перешлите его на сохраненный адрес. Trello автоматически создаст карточку в указанном вами списке со следующими параметрами:

• Тема письма становиться названием карточки
• Текст письма добавляется в поле описание (Description)
• Вложения (суммарно не более 10 мегабайт) будут будут прикреплены вложениями к карточке
• Метки карточки можно добавить, добавив к теме письма #label (вместо label нужно подставить имя, цвет или номер метки)
• Карточку можно назначить пользователю, указав @user в теме письма (вместо user подставьте имя пользователя)

Таким образом создание задач - карточек Trello на основе ваших писем превращается из не очень приятного пошагового копирования в автоматическую операцию.
Кстати, таким образом можно пересылать по электронной почте диктофонные записи с вашего смартфона (файл-вложение из письма будет приложен к карточке) - обеспечивая запись идей и напоминаний.